Datenschutzhinweise zur Software

1. Wer ist verantwortlich?

CallerHub ist eine Software, die Sie (das Unternehmen bzw. die Person, die CallerHub betreibt) auf eigenen Rechnern einsetzen. Verantwortlicher im Sinne der DSGVO für die Verarbeitung in CallerHub sind Sie als Betreiber. Der Anbieter der Software (Simon Bernhard) erhält keine Daten aus CallerHub und ist daher nicht Auftragsverarbeiter.

2. Welche Daten verarbeitet CallerHub?

• Telefonnummern eingehender Anrufe, die die Telefonanlage an CallerHub übermittelt, und die gefundenen Namen (Firmen- bzw. Personennamen, optional Link in das CRM).
• Telefonnummern und Namen aus den eingerichteten Datenquellen (z. B. CRM, ERP, CSV-Datei, Active Directory, Microsoft 365); sie werden zur schnellen Antwort im Arbeitsspeicher gehalten und nicht dauerhaft gespeichert.
• Protokoll (Ordner Logs): Zeitpunkt, IP-Adresse des Absenders, gekürzte Telefonnummer, Ergebnis. Passwörter und Schlüssel werden maskiert. Aufbewahrung einstellbar (Administration > Datenschutz).
• Statistik (Ordner Statistics): Anzahl der Anfragen und Treffer; Telefonnummern nur als Prüfsumme, Namen nur auf Wunsch. Aufbewahrung einstellbar.
• Anrufanalyse (Ordner CallData): Verbindungsdaten, die Sie aus der Telefonanlage exportieren bzw. die der FRITZ!Box-Anrufmonitor liefert (Zeit, Rufnummern, Nebenstelle, Dauer).
• Einstellungen (CallerHub.settings.xml) einschließlich Zugangsdaten zu Datenquellen; Passwörter verschlüsselt (DPAPI), API-Keys auf Wunsch ebenfalls.

3. Zwecke und Rechtsgrundlage

Anzeige des Anrufernamens am Telefon, Betrieb und Fehlersuche, Auswertung der Erreichbarkeit. Rechtsgrundlage ist in der Regel Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an effizienter Kommunikation) bzw. lit. b (Vertragsbeziehung zum Anrufer). Die Anrufanalyse nach Nebenstellen kann eine Leistungs- oder Verhaltenskontrolle ermöglichen; vor ihrem Einsatz sind ggf. Betriebsrat (§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG) und Beschäftigte zu beteiligen.

4. Empfänger und Übermittlungen

CallerHub sendet Daten nur an die von Ihnen eingerichteten Stellen: Ihre Telefonanlage, Ihre Datenquellen (z. B. Microsoft 365, HubSpot, Salesforce), Benachrichtigungen (E-Mail, Webhook) und – nur auf ausdrücklichen Aufruf – den KI-Assistenten im Browser. Es gibt keine Übermittlung an den Anbieter, keine Telemetrie und keine Werbung. Der Oracle-Treiber überträgt keine Daten an Oracle. Für Cloud-Datenquellen gelten die Verträge mit deren Anbietern.

5. Speicherdauer

Daten im Arbeitsspeicher werden beim Neuladen bzw. Beenden verworfen. Protokoll und Statistik werden nach der eingestellten Frist gelöscht. Verbindungsdaten der Anrufanalyse löschen Sie im Ordner CallData.

6. Sicherheit

Zugriff nur mit API-Key und erlaubten IP-Adressen, Sperre nach Fehlversuchen, HTTPS, virtuelles Dienstkonto mit geringen Rechten, verschlüsselte Passwörter, Prüfsummen und SBOM der Auslieferung. Details: Hilfe, Abschnitt "Security and standards".

7. Rechte der betroffenen Personen

Anrufer und Beschäftigte haben gegenüber Ihnen als Verantwortlichem die Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch sowie das Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde. CallerHub unterstützt Auskunft und Löschung, weil alle Daten in nachvollziehbaren Dateien im Programmordner liegen (Übersicht: Administration > Datenschutz).

8. Hinweis

Diese Hinweise beschreiben die Verarbeitung durch CallerHub. Übernehmen Sie die relevanten Angaben in Ihr Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten (Art. 30 DSGVO) und Ihre Datenschutzinformationen (Art. 13/14 DSGVO). Sie ersetzen keine Rechtsberatung.

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